Zarządzenie Nr 6/IV/2005
Prezydenta Miasta Zgierza
z dnia 31 stycznia 2005 roku

w sprawie: wprowadzenia "Instrukcji organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego w Urzędzie Miasta Zgierza"

Na podstawie art. 33 i art. 34 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38, poz. 173 oraz z 2002 r. Nr 171, poz. 1396)

zarządzam, co następuje:

§ 1. Przyjmuje i kieruje się do realizacji "Instrukcję organizacji i zakresu działania archiwum zakladowego Urzędu Miasta Zgierza", stanowiącą załącznik do zarządzenia.

§ 2. Zobowiązuję Szefa Kancelarii Urzędu Miasta Zgierza do zapoznania i stosowania przez pracowników "Instrukcji organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Urzędu Miasta Zgierza".
§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia na tablicy ogłoszeń Prezydenta Miasta Zgierza z mocą obowiązującą od dnia 1 stycznia 2005 r.

§ 4. Zarządzenie podlega ogłoszeniu na tablicy ogłoszeń Prezydenta Miasta Zgierza przez okres 14 dni.

Prezydent Miasta Zgierza
Karol Maśliński
Załącznik do zarządzenia Nr 6/IV/2005 Prezydenta Miasta Zgierza z dnia 31 stycznia 2005 r.

Instrukcja organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego
w Urzędzie Miasta Zgierza

Rozdział I Postanowienia ogólne
Rozdział II Zakres działania archiwum zakładowego. Personel
Rozdział III Lokal archiwum i jego wyposażenie
Rozdział IV Podział akt na kategorie
Rozdział V Przyjmowanie dokumentacji przez archiwum zakładowe
Rozdział VI Ewidencja i przechowywanie akt w archiwum zakładowym
Rozdział VII Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum
Rozdział VIII Wydzielanie i brakowanie dokumentacji
Rozdział IX Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego
Rozdział X Kontrola archiwum zakładowego
Rozdział XI Postępowanie z dokumentacją w przypadku rozwiązania stosunku pracy z pracownikiem prowadzącym archiwum zakładowe
Rozdział XII Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej oraz likwidacji bądź ustania działalności organizacyjnej
Rozdział XIII Wykaz załączników

Rozdział I
Postanowienia ogólne

§ 1
Instrukcja określa organizację i zakres działania archiwum zakładowego w Urzędzie Miasta Zgierza, w szczególności tryb postępowania z dokumentacją przekazywaną do archiwum, zasady gromadzenia, przechowywania, ewidencjonowania i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego oraz dokumentacji niearchiwalnej do wybrakowania.
§ 2
Archiwum zakładowe obejmuje zakres działania Urzędu Miasta Zgierza i służy jego potrzebom.
§ 3
Zasady przechowywania i udostępniania dokumentacji stanowiącej tajemnicę państwową i służbową regulują odrębne przepisy.
§ 4
Przynależność organizacyjną archiwum zakładowego określa regulamin organizacyjny Urzędu Miasta Zgierza.
§ 5
Ilekroć w instrukcji jest mowa o:
1)	naczelnikach wydziałów - należy przez to rozumieć naczelników wydziałów Urzędu Miasta Zgierza, Szefa Kancelarii Urzędu Miasta Zgierza, kierowników równorzędnych jednostek organizacyjnych.
2)	wydziałach - wydziały Urzędu Miasta Zgierza, równorzędne jednostki organizacyjne.
3)	komórkach organizacyjnych - rozumie się przez to wydziały Urzędu Miasta Zgierza.
4)	instrukcji kancelaryjnej - należy przez to rozumieć Instrukcję kancelaryjną dla organów gmin i związków międzygminnych stanowiącą załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r.
5)	jednolity wykaz akt - należy przez to rozumieć jednolity rzeczowy wykaz akt dla organów gmin i związków międzygminnych stanowiącą załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 10 marca 2003 r.
6)	archiwum zakładowym - rozumie się przez to archiwum zakładowe Urzędu Miasta Zgierza.
7)	pracownik archiwum - rozumie się przez to pracownika Kancelarii Urzędu Miasta Zgierza, któremu w ramach zakresu obowiązków powierzono prowadzenie archiwum zakładowego.

Rozdział II
Zakres działania archiwum zakładowego. Personel

§ 6
1.	Archiwum zakładowe gromadzi materiały archiwalne (akta kategorii A) i dokumentację niearchiwalną (akta kategorii B).
2.	Do zakresu działania archiwum zakładowego należy:
1)	przyjmowanie dokumentacji z wydziałów,
2)	przechowywanie i zabezpieczenie przyjętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,
3)	udostępnianie dokumentacji osobom upoważnionym,
4)	inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, udział w komisyjnym jej brakowaniu oraz przekazywanie dokumentacji na makulaturę po uzyskaniu zezwolenia archiwum państwowego,
5)	przygotowanie i przekazywanie materiałów archiwalnych (akta kategorii A) do archiwum państwowego,
6)	bieżąca współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie prawidłowego postepowania z dokumentami,
7)	utrzymywanie stałego kontaktu z archiwum państwowym.
3.	Za działalność archiwum zakładowego odpowiada pracownik archiwum oraz Szef Kancelarii Urzędu Miasta Zgierza.
4.	Pracownik archiwum powinien posiadać co najmniej średnie wykształcenie oraz przeszkolenie archiwalne.
§ 7
Do obowiązków pracownika archiwum zakładowego należy:
1)	współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie udzielania wyjaśnień w sprawie przygotowania dokumentacji do przekazania do archiwum zakładowego,
2)	przejmowanie dokumentacji z poszczególnych komórek organizacyjnych i sprawdzenie czy jest ona prawidlowo zaewidencjonowana na spisach zdawczo-odbiorczych,
3)	nadawanie przyjętym aktom sygnatury archiwalnej oraz prawidłowe ich rozmieszczenie w archiwum i właściwe zabezpieczenie,
4)	prowadzenie ewidencji zasobu archiwalnego,
5)	sprawdzanie poprawności zakwalifikowania akt do odpowiedniej kategorii,
6)	udostępnianie dokumentacji,
7)	brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
8)	przekazywanie wybrakowanej dokumentacji do zniszczenia,
9)	przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego,
10)	bieżące kontaktowanie się z archiwum państwowym.
§ 8
W razie zmiany osoby prowadzącej archiwum zakładowe przekazywanie dokumentacji archiwum zakładowego nowemu pracownikowi powinno odbyć się protokolarnie.
§ 9
1.	Prawo wstępu do archiwum zakładowego ma pracownik archiwum zakładowego, Szef Kancelarii Urzędu Miasta Zgierza oraz upoważnieni pracownicy organów kontrolnych.
2.	Inne osoby mają prawo wstępu do lokalu archiwum zakładowego tylko w obecności pracownika archiwum.

Rozdział III
Lokal archiwum i jego wyposażenie

§ 10
1.	Archiwum zakładowe powinno składać się z pomieszczenia umożliwiającego pracę archiwiście i osobom korzystającym z dokumentacji na miejscu.
2.	Wielkość archiwum zakładowego zależy od ilości dokumentacji oraz rocznego jej przyrostu.
3.	Lokal archiwum powinien być suchy i widny.
4.	Archiwum powinno być zabezpieczone przed włamaniem poprzez obicie drzwi blachą i zaopatrzeniem w odpowiednie zamki.
5.	Lokal archiwum zakładowego musi być wyposażony w sprzęt przeciwpożarowy tj. gaśnicę proszkową i worki ewakuacyjne.
6.	Temperatura powietrza w archiwum zakładowym powinna mieścić się w granicach 16-18 stopni Celsjusza, a wilgotność od 55% do 65%. Do kontroli temperatury i wilgotności powietrza archiwum powinno być zaopatrzone w termometr i higrometr.
7.	Lokal archiwum powinien być wyposażony w odpowiednie regały metalowe, szafy na druki i środki ewidencyjne oraz stoły lub biurka do pracy archiwalnej.
8.	Regały powinny być tak usytuowane, aby można było swobodnie do nich dojść. Odstępy między półkami powinny wynosić co najmniej 70 cm.
§ 11
1.	W archiwum nie wolno przechowywać przedmiotów nie stanowiących jego wyposażenia.
2.	W archiwum nie można instalować elektrycznych urządzeń grzewczych, a punkty świetlne powinny być zaopatrzone w klosze ochronne.
3.	Palenie tytoniu w archiwum jest zabronione.
§ 12
Klucz od archiwum zakładowego powinien posiadać jedynie pracownik archiwum, który po zakończonej pracy oddaje go dyżurnemu ochrony Urzędu Miasta Zgierza.

Rozdział IV
Podział akt na kategorie

§ 13
1.	Dokumentacja ze względu na wartość archiwalną dzieli się na dwie kategorie:
1)	materiały archiwalne, posiadające wartość historyczną, wchodzące w skład narodowego zasobu archwalnego, przechowywane wieczyście, nie mogą być zniszczone, oznacza się symbolem "A',
2)	dokumentację niearchiwalną o czasowej wartości praktycznej, którą oznacza się symbolem "B".
2.	Do określania właściwej kategorii archiwalnej poszczególnych rodzajów spraw służy jednolity wykaz akt.
§ 14
Przez materiały archiwalne rozumie się wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, księgi, dokumentację finansową, techniczną, statystyczną i plany, bez względu na spsób ich wytworzenia, mającą znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej dla gospodarki bądź kultury narodowej.
§ 15
Do oznaczenia dokumentacji niearchiwalnej stosuje się symbol "B":
1)	symbolem "B" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumenty, które po upływie ustalonego okresu przechowywania mogą być przekazane na makulaturę; okres ich przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego po załatwieniu sprawy (np. dokumentację z 2001 r. oznaczoną symbolem "B5" można wybrakować po 1 stycznia 2007 r.
2)	symbolem "BE" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację, która po upływie ustalonego okresu przechowywania powinna byc poddana ekspertyzie, w wyniku której może być zakwalifikowana do materiałów archiwalnych (akta kategorii "A"); ekspertyzę przeprowadza właściwe archiwum państwowe.
3)	symbolem "Bc" oznacza się dokumentację manipulacyjną, która po pełnym jej wykorzystaniu do prac bieżących może być przekazana na makulaturę bezpośrednio z komórki organizacyjnej za wiedzą i zgodą pracownika archiwum.
§ 16
Podział dokumentacji na kategorię archwalną ustalony jest w jednolitym wykazie akt dla organów gmin i związków międzygminnych (rozprządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 10 marca 2003 r. Dz. U. Nr 69, poz. 636)

Rozdział V
Przyjmowanie dokumentacji przez archiwum zakładowe

§ 17
1.	Okres przechowywania dokumentacji w wydziałach oraz sposób jej przekazywania do archiwum zakładowego w stanie uporządkowanym określają postanowienia § 34 - § 39 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.
2.	Szczegółowy terminarz przekazywania przez wydziały akt do archiwum zakładowego ustala Szef Kancelarii Urzędu Miasta Zgierza na wniosek pracownika archiwum.
§ 18
Archwum zakładowe przechowuje akta przekazane przez wydziały Urzędu Miasta Zgierza, jak również akta zlikwidowanych jednostek podległych.
§ 19
2.	Po upływie terminu przechowywania akt w komórkach organizacyjnych archiwum zakładowe przejmuje dokumentację uporządkowaną w komórce kompletnymi rocznikami.
3.	Przez uporządkowanie akt stanowiących materiał archiwalny (kategoria "A') rozumie się:
1)	ułożenie spraw w obrębie poszczególnych teczek, zgodnie z instrukcją kancelaryjną i według kolejności numerów spisu spraw, który powinien znajdować się w każdej teczce, a w obrębie spraw chronologicznie (akta powinny być ułożone w kolejności odwrotnej od ich narastania, tzn. pierwsza sprawa powinna znaleźć się na wierzchu teczki), zwracając uwagę na właściwe podłączenie załączników do pism, sprawozdań i protokołów,
2)	opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie zgodnie z wymogami instrukcji kancelaryjnej, załącznik nr 6,
3)	wyłączenie wtórników pism,
4)	materiały powinny znajdować się wyłącznie w teczkach wiązanych,
5)	z teczek należy usunąć wszystkie części metalowe,
6)	grubość teczki nie może przekraczać grzbietu okładki teczki (3 cm),
7)	ułożenie teczek w kolejności zgodnie z narastającymi symbolami i hasłami kwalifikacyjnymi według jednolitego wykazu akt i w porządku ustalonym w wykazie,
8)	ponumerowanie kart ołówkiem w prawym górnym rogu na każdej zapisanej stronie z podaniem ich liczby na wewnętrznej stronie spodniej okładki teczki.
§ 20
1.	Podstawę przekazania dokumentacji do archiwum zakładowego stanowią spisy zdawczo-odbiorcze:
1)	spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się osobno w 4 egzemplarzach dla dokumentacji kategorii "A" i w 3 egzemplarzach dla kategorii "B", z których jeden z każdej kategorii pozostaje u pracownika wydziału przekazującego akta, jako dowód przekazania akt, pozostałe egzemplarze otrzymuje pracownik prowadzący archiwum zakładowe. Wzór spisu zdawczo-odbiorczego określa załącznik nr 1 instrukcji kancelaryjnej,
2)	spisy zdawczo-odbiorcze sporządzają pracownicy przekazujący akta w kolejności teczek według wykazu akt.
2.	Pracownik archiwum zakładowego może odmówić przyjęcia akt do archiwum zakładowego w przypadkach:
1)	ujawnienia błędów lub niedokładności w spisie zdawczo-odbiorczym,
2)	stwierdzenia, że dokumentacja nie została uporządkowana zgodnie z przepisami.
3.	O powodach nie przyjęcia akt pracownik archiwum zakładowego zawiadamia Szefa Kancelarii Urzędu Miasta Zgierza i naczelnika wydziału, z którego pochodzą akta.
4.	Spisy zdawczo-odbiorcze pracownik archiwum zakładowego rejestruje w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych w kolejności wpływu i nadaje im numery tego wykazu (załącznik nr 2)
5.	Przyjęte teczki aktowe oznacza się poprzez umieszczenie sygnatury archiwalnej, która składa się z numeru spisu zdawczo-odbiorczego łamanego przez numer pozycji (teczki) w tym spisie.
6.	Spisy zdawczo-odbiorcze uzupełnia się poprzez odnotowanie (w rubryce nr 7) numeru regału i półki, na której złożono akta.

Rozdział VI
Ewidencja i przechowywanie akt w archiwum zakładowym

§ 21
1.	Dokumentację w archiwum zakładowym można układać:
1)	według podziału na poszczególne komórki organizacyjne, pozostawiając rezerwę na przyjęcie nowych roczników,
2)	w kolejności wpływu dokumentacji do archiwum.
2.	Układ teczek na półkach może być:
1)	pionowy - systemem bibliotecznym (od lewej do prawej)
2)	poziomy - teczka na teczce od dołu ku górze w kolejności sygnatur.
Wybór układu teczek archiwum pozostawia się pracownikowi archiwum, który wybiera rozwiązanie najbardziej ekonomiczne.
3)	Materiały archiwalne (akta kategorii "A") zgodnie z przyjętym układem przechowuje się na wydzielonych regałach.
4)	Akta kategorii "A" oraz dokumentację o dłuższym okresie przechowywania powinno się przechowywać w specjalnych tekturowych pudłach archiwalnych.
§ 22
1.	Środkami ewidencyjnymi w archiwum zakładowym są:
1)	spisy zdawczo-odbiorcze - załącznik nr 1,
2)	wykaz spisu zdawczo-odbiorczego, do którego wpisuje się poszczególne spisy zdawczo-odbiorcze w kolejności ich napływu i nadaje im kolejną numerację - załącznik nr 2,
3)	ewidencja udostępniania dokumentacji na miejscu w archiwum zakładowym lub wypożyczenia jej poza jego obręb (zeszyt),
4)	spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego - załącznik nr 3,
5)	spisy dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie - załącznik nr 4,
6)	protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej - załącznik nr 5.
§ 23
Archiwum zakładowe prowadzi dwa zbiory spisów zdawczo-odbiorczych:
1)	zbiór I stanowią pierwsze egzemplarze (oryginały) spisów zdawczo-odbiorczych ułożone według kolejności numerów porządkowych, pod którymi zostały zarejestrowane w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych,
2)	zbiór II stanowią drugie egzemplarze (kopie) spisów zdawczo-odbiorczych; przechowywane w teczkach założonych oddzielnie dla poszczególnych komórek organizacyjnych.

Rozdział VII
Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum

§ 24
1.	Archiwum zakładowe udostępnia materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną do celów służbowych.
2)	Dokumentacja archiwum zakładowego może być udostępniana organom policji, sądu, prokuratury wyłącznie za pokwitowaniem i pisemną zgodą Szefa Kancelarii Urzędu Miasta Zgierza.
§ 25
1.	Udostępnianie dokumentacji archiwalnej odbywa się w lokalu archiwum zakładowego pod nadzorem pracownika archiwum.
2.	W uzasadnionych przypadkach akta mogą być wypożyczone poza lokal archiwum zakładowego na teren pomieszczeń biurowych Urzędu Miasta Zgierza.
3.	Poza lokal archiwum zakładowego nie wolno wypożyczać:
1)	akt zastrzeżonych przez naczelnika wydziału, który je przekazał,
2)	dokumentacji uszkodzonej,
3)	środków ewidencyjnych archiwum zakładowego.
§ 26
1.	Poszukiwania akt w archiwum zakładowym przeprowadza wyłącznie pracownik archiwum.
2.	W miejsce wyjętych z półek materiałów wkłada się kartę zastępczą - zakładkę zawierającą sygnaturę akt, datę wypożyczenia i termin zwrotu - załącznik nr 7.
3.	Archiwum udostępnia wyłącznie całe teczki aktowe, a nie pojedyńcze dokumenty z nich wyjęte.
4.	Przy zwrocie dokumentacji pracownik archiwum zakładowego zobowiązany jest sprawdzić jej stan, odnotować w zeszycie udostepnienia, w obecności zwracającego, zwrot akt oraz usunąć zakładkę.
5.	Korzystający z dokumentacji ponosi pełną odpowiedzialność za udostępnione mu akta oraz ich zwrot w oznaczonym terminie.
Rozdział VIII
Wydzielanie i brakowanie dokumentacji

§ 27
1.	Raz w roku pracownik archiwum zakładowego dokonuje przeglądu spisów zdawczo-odbiorczych w celu:
1)	wydzielenia dokumentacji stanowiącej akta kategorii "A" podlegającej przekazaniu do właściwego archiwum państwowego,
2)	wydzielenia dokumentacji niearchiwalnej kategorii "BE" podlegającej w danym roku ekspertyzie,
3)	wydzielenia na makulaturę dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania upłynął.
2.	Wydzielenia dokumentów dokonuje się komisyjnie na wniosek pracownika archiwum. W skład komisji wchodzą:
1)	przedstawiciel komórek organizacyjnych, których akta podlegają wydzieleniu,
2)	pracownik archiwum zakładowego,
3)	bezpośredni przełożony pracownika archiwum.
3.	Do zadań komisji należy:
1)	wydzielenie materiałów archiwalnych podlegających przekazaniu do właściwego archiwum państwowego,
2)	wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej "BE" podlegającej ekspertyzie archiwum państwowego,
3)	zakwalifikowanie dokumentacji niearchiwalnej kategorii "B" do zniszczenia,
4)	sporządzenie protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej oraz spisu tej dokumentacji w dwóch egzemplarzach, które podpisują wszyscy członkowie komisji.
4.	Komisja nie może zmieniać kwalifikacji akt zaliczonych do materiałów archiwalnych (kategoria "A"), może natomiast przedłużyć okres przechowywania dokumentacji niearchiwalnej kategorii "B".
5.	Jeden egzemplarz protokołu oceny dokumentacji wraz z jej spisem należy przesłac do właściwego archiwum państwowego w celu otrzymania zezwolenia na ich zniszczenie.
6.	Archiwum państwowe może przeprowadzić ekspertyzę dokumentacji proponowanej do zniszczenia, zażądać zmiany kwalifikacji akt.
7.	Archiwum państwowe wydaje zgodę w dwóch egzemplarzach. Jeden egzemplarz pozostaje w archiwum zakładowym wraz ze spisem wybrakowanej dokumentacji, drugi przeznaczony jest dla zbiornicy makulatury.
8.	Pracownik prowadzący archiwum zakładowe po uzyskaniu zgody przekazuje akta na makulaturę oraz dokonuje adnotacji o ich zniszczeniu w rubryce nr 8 spisów zdawczo-odbiorczych.

Rozdział IX
Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego

§ 28
1.	Po upływie 25 lat od wytworzenia materiałów archiwalnych archiwum zakładowe przekazuje materiały archiwalne kategorii "A" Urzędu Miasta Zgierza do właściwego archiwum państwowego.
2.	Materiały powinny być uporządkowane tzn. ułożone wewnątrz teczek zgodnie z rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375)
§ 29
1.	O zamiarze przekazania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego pracownik archiwum zakładowego przygotowuje wniosek powiadamiający archiwum państwowe, przedstawiając wraz z wnioskiem dwa egzemplarze spisu zdawczo-odbiorczego.
2.	Wniosek i spis zdawczo-odbiorczy podpisuje Szef Kancelarii Urzędu Miasta Zgierza.
3.	Do spisu zdawczo-odbiorczego należy dołączyć notatkę historyczną o działalności Urzędu.
4.	Koszty transportu akt do archiwum państwowego ponosi Urząd Miasta Zgierza.
§ 30
Przekazane materiały archiwalne należy:
1)	umieścić w odpowiednich opakowaniach, wykonanych z materiałów chroniących przed uszkodzeniem mechanicznym,
2)	przesznurować w teczkach po usunięciu elementów metalowych,
3)	spakować w paczki zaopatrzone w informacje z nazwą urzędu, komórki organizacyjnej oraz sygnaturami teczek.

Rozdział X
Kontrola archiwum zakładowego

§ 31
Nadzór nad stanem i sposobem przechowywania dokumentacji w archiwum zakładowym sprawuje właściwe archiwum państwowe.
§ 32
1.	Z przeprowadzonej kontroli kontrolujący sporządza protokół i wydaje zalecenia pokontrolne, które Urząd zobowiązany jest wykonać.
2.	Protokół podpisuje kontrolujący, Prezydent Miasta Zgierza oraz pracownik archiwum zakładowego.
§ 33
Archiwum zakładowe podlega kontroli wewnętrznej przeprowadzonej przez pracownika d/s kontroli wewnętrznej.

Rozdział XI
Postępowanie z dokumentacją w przypadku rozwiązania stosunku pracy z pracownikiem prowadzącym archiwum zakładowe

§ 34
W przypadku rozwiązania stosunku pracy z pracownikiem prowadzącym archiwum zakładowe Urzędu Miasta Zgierza przekazanie całej dokumentacji nowemu pracownikowi powinno odbyć się protokólarnie.

Rozdział XII
Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej oraz likwidacji bądź ustania działalności organizacyjnej

§ 35
Z chwilą likwidacji komórki organizacyjnej lub jej reorganizacji akta spraw zakończonych powinny być przekazane do archiwum zakładowego, natomiast akta spraw nie zakończonych przekazuje się do komórki organizacyjnej przejmującej zadania likwidowanej komórki.
§ 36
W przypadku ustania działalności instytucji wszystkie materiały archiwalne podlegają przekazaniu do archiwum państwowego, natomiast w przypadku reorganizacji jednostki akta spraw nie zakończonych podlegają przejęciu przez jednostkę, która przejmuje jej zadania.
Dokumentację niearchiwalną, dla której nie upłynął jeszcze okres przechowywania należy przekazać właściwemu organowi samorządowemu.

Rozdział XIII
Wykaz załączników

1.	Załącznik nr 1	-	Spis zdawczo-odbiorczy
2.	Załącznik nr 2	-	Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych
3.	Załącznik nr 3	-	Spis zdawczo-odbiorczy materiałów archiwalnych 						przekazywanych do archiwum państwowego
4.	Załącznik nr 4	-	Spis dokumentacji niearchiwalnej przekazywanej na 					makulaturę
5.	Załącznik nr 5	-	Protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej
6.	Załącznik nr 6	-	Wzór prawidłowo opisanej teczki aktowej
7.	Załącznik nr 7	-	Karta zastępcza – zakładka

___________________________________________________________________________
Załącznik nr 1

................................................................
(nazwa zakładu pracy i komórki organizacyjnej)

SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY AKT NR ..................................

Lp.	Znak teczki	Tytuł teczki lub tomu	Daty skrajne od-do	Kat. akt	Liczba teczek	Miejsce przechowywania w składnicy	Data zniszczenia lub przekazania do archiwum	
1	2	3	4	5	6	7	8	

Pu-A-30

Instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego _______________________________________________________________________________
Załącznik nr 2

WYKAZ SPISÓW ZDAWCZO-ODBIORCZYCH

Nr spisu	Data przyjęcia akt	Nazwa komórki przekazującej akta	Liczba	Kategoria akt	Uwagi	
			Poz. spisu	teczek			
1	2	3	4	5	6	7	

Pu-A-31

Instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego _______________________________________________________________________________
Załącznik nr 3

..........................................
(pieczęć instytucji)

SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY NR ...............

materiałów archiwalnych .............................................................................................................

.......................................................................................................................................................
(nazwa komórki organizacyjnej)

przekazywanych do Archiwum Państwowego w .........................................................................

Lp.	Znak teczki	Tytuł teczki	Daty skrajne	Uwagi	
1	2	3	4	5	

Pu-A-35

Instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego _______________________________________________________________________________
Załącznik nr 4

......................................................
(nazwa i adres jednostki organizacyjnej)

SPIS DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ
(AKTOWEJ) PRZEZNACZONEJ
NA MAKULATURĘ LUB ZNISZCZENIE

Lp.	Nr i lp. spisu zdawczo-odbiorczego	Symbol z wykazu	Tytuł teczki	Daty skrajne	Liczba tomów	Uwagi	
1	2	3	4	5	6	7	

Pu-A-33a

Instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego _______________________________________________________________________________
Załącznik nr 5

......................................................
(nazwa i adres jednostki organizacyjnej)

PROTOKÓŁ OCENY
DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ

Komisja w składzie:

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................
(imiona, nazwiska i stanowiska służbowe członków komisji)

dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w ilości ................ mb*) i stwierdziła, że stanowi ona dokumentację niearchiwalną, nieprzydatną do celów praktycznych jednostki organizacyjnej, oraz że upłynęły terminy jej przechowywania określone w rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji technicznej.

podpisy członków komisji
.........................................

.........................................

.........................................
podpis przewodniczącego komisji

..........................................

Załącznik ........................................ kart, .............................................................. pozycji spisu.

___________________________________________________________________________

Załącznik nr 6

Wzór prawidłowo opisanej teczki

Nazwa instytucji

Nazwa komórki organizacyjnej

DN-021                                                                                                                Kat. A
(znak akt,
symbol kom. org./
/symbol hasła klasyfikacyjnego wg wykazu akt)

Zbiór aktów normatywnych własnej jednostki
zarządzenia dyrektora
(opis symbolu hasła przeniesiony z wykazu akt
uzupełniony o rodzaj akt zawartych w teczce)

2000-2001
 (daty skrajne)

tom I

teczka
zawiera 32 str.

	

Załącznik nr 7

KARTA ZASTĘPCZA AKT – ZAKŁADKA ..........................................................................

Nazwa akt: ..................................................................................................................................

Lp.	Data wypożyczenia	Nazwisko i imię
wypożyczającego akta	Akta wydał	Termin zwrotu