Zarządzenie Nr 85/IV/2003
Prezydenta Miasta Zgierza
z dnia 27 października 2003 r.

w sprawie: wprowadzenia instrukcji o metodzie i sposobie przeprowadzania inwentaryzacji poszczególnych składników majątku Gminy Miasta Zgierza oraz w sprawie powołania stałej komisji inwentaryzacyjnej Urzędu Miasta Zgierza

Na podstawie art. 30 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 08 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591; z 2002 r. Nr 23, poz. 220; z 2002 r. Nr 62, poz. 558; z 2002 r. Nr 113, poz. 984; z 2002 r. Nr 214, poz. 1806; z 2003 r. Nr 80, poz. 717) oraz na podstawie art. 26 i art. 27 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76 poz. 694; z 2003 r. Nr 60, poz. 535; z 2003 r. Nr 139 poz. 1324)

zarządzam, co następuje:

 1. Wprowadzam instrukcję w sprawie metody i sposobu przeprowadzania inwentaryzacji poszczególnych składników majątku Gminy Miasta Zgierza oraz w sprawie powołania stałej komisji inwentaryzacyjnej Urzędu Miasta Zgierza stanowiącą załącznik do Zarządzenia.

 2. Traci moc Zarządzenie Nr 6/02 Prezydenta Miasta Zgierza z dnia 11 czerwca 2002 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji o metodzie i sposobie przeprowadzania inwentaryzacji poszczególnych składników majątku oraz w sprawie powołania stałej komisji inwentaryzacyjnej Urzędu Miasta Zgierza

 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 4. Zarządzenie podlega ogłoszeniu na tablicy ogłoszeń Prezydenta Miasta Zgierza przez okres 14 dni.
Prezydent Miasta Zgierza
Karol Maśliński

Załącznik do Zarządzenie Nr 85/IV/2003 Prezydenta Miasta Zgierza z dnia 27 października 2003 r.

Instrukcja
o metodzie i sposobie przeprowadzania inwentaryzacji
poszczególnych składników majątku oraz w sprawie powołania
stałej komisji inwentaryzacyjnej Urzędu Miasta Zgierza.

I. Cel, zasady i formy inwentaryzacji.
1. Celem inwentaryzacji jest ustalenie na określoną datę rzeczywistego stanu składników majątku, aby:
a) umożliwić doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym,
b) zapewnić, na podstawie uzyskanych danych, realność informacji ekonomicznej,
c) umożliwić rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone mienie,
d) zapewnić możliwość dokonania oceny gospodarczej przydatności składników majątku, stworzyć warunki do usprawnienia gospodarki majątkiem poprzez przeciwdziałanie ujawnionym przejawom niegospodarności i marnotrawstwa.
2. Aby spis z natury zapewnił możliwość ustalenia rzeczywistego stanu składników majątku, w toku jego przeprowadzania należy przestrzegać następujące zasady:
a) kompletności – tzn., że wszystkie składniki majątku powinny być ujęte w dokumentach spisu z natury w sposób szczegółowy,
b) rzeczywistości, polegającej na ustaleniu faktycznej ilości i użyteczności składników majątku w dniu spisu.
3. Zarządzam następujące formy inwentaryzacji:
a) spis z natury, polegający na ustaleniu i ujęciu w arkuszach spisowych rzeczywistego stanu środków pieniężnych w kasie, czeków, weksli i innych papierów wartościowych oraz rzeczowych składników majątku.
b) pisemnego uzgadniania sald z kontrahentami, która polega na uzyskaniu pisemnej informacji o stanie środków pieniężnych na rachunkach bankowych, kredytów bankowych oraz innych należności i zobowiązań wynikających z zapisów w księgach rachunkowych dla kontrahentów Urzędu Miasta Zgierza oraz ustaleniu i wyjaśnieniu różnic w stosunku do stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych.
c) gruntów i trudno dostępnych oglądowi środków trwałych - drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników,
d) inwentaryzacją należy objąć również znajdujące się w jednostce składniki majątkowe ujęte wyłącznie w ewidencji ilościowej oraz będące własnością innych jednostek.
II. Metody i częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji.
1. Inwentaryzacja składników majątkowych może być przeprowadzona za pomocą metody pełnej inwentaryzacji okresowej, polegającej na ustaleniu rzeczywistego stanu wszystkich składników majątku objętych inwentaryzacją:
a) w dniu, na który przypada termin jej przeprowadzenia,
b) na dzień zaistnienia następujących wypadków:
- rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im mienie,
- zmiany osoby odpowiedzialnej materialnie za stan składników majątku,
- urlopów, dłuższej choroby lub innej nie przewidzianej przerwy w pracy osoby materialnie odpowiedzialnej,
- pożaru, kradzieży lub innych nie przewidzianych losowych okoliczności, uzasadniających potrzebę stwierdzenia rzeczywistego stanu majątku.
2. Zarządzam następujące terminy przeprowadzania inwentaryzacji dla poszczególnych składników majątku:
a) środki trwałe, oraz maszyny i urządzenia objęte inwestycją rozpoczętą, znajdujące się na terenie strzeżonym - raz na cztery lata,
b) środki pieniężne, czeki, papiery wartościowe oraz rozrachunki - na trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, najpóźniej do 15 dnia następnego roku.
c) w przypadku zmiany osoby odpowiedzialnej materialnie oraz w przypadku zdarzeń losowych – na dzień zaistnienia zmiany lub powstania szkody.
3. Wyniki inwentaryzacji, poprzez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów, a stanem wynikającym z ksiąg, rachunkowych należy uwzględnić w księgach rachunkowych do bilansu roku obrotowego, w którym inwentaryzacja była przeprowadzona.
4. Szczegółowe terminy inwentaryzacji określi każdorazowo Prezydent Miasta na wniosek Głównego Księgowego.
III. Zadania i skład stałej komisji inwentaryzacyjnej.
1. Do zadań stałej komisji inwentaryzacyjnej należy:
a) współdziałanie z Prezydentem Miasta i Głównym Księgowym przy opracowywaniu instrukcji przeprowadzenia inwentaryzacji okresowej składników majątku oraz przy powoływaniu zespołów spisowych,
b) przeprowadzanie doraźnych kontroli prawidłowości przeprowadzanych spisów z natury,
c) ustalanie przyczyn powstawania różnic inwentaryzacyjnych ujawnionych w wyniku spisu z natury,
d) stawianie umotywowanych wniosków co do sposobu rozliczania różnic inwentaryzacyjnych,
e) dokonywanie oceny przydatności gospodarczej składników majątku objętych spisem,
f) stawianie wniosków dotyczących usuwania wszelkich nieprawidłowości w gospodarce składnikami majątku, stwierdzonych w toku przeprowadzanych spisów.
2. Powołuję następujący skład stałej komisji inwentaryzacyjnej:
- Piotr Karasiewicz - Sekretarz Miasta - przewodniczący,
- Jerzy Malczewski - Zastępca Naczelnika Wydziału Urbanistyki, Gospodarki Przestrzennej i Geodezji - zastępca przewodniczącego,
- Andrzej Glinka - Naczelnik Biura d/s Informatyki – członek,
- Ludwik Górniak - Inspektor Nadzoru w Wydziale Infrastruktury Miejskiej - członek,
- Beata Kubisiak - Podinspektor w Wydziale Księgowości – członek,
- Czesław Kubiak - Zastępca Naczelnika Wydziału Infrastruktury Miejskiej – członek,
- Zofia Rożniata - Koordynator Zespołu Radców Prawnych - członek,
- Jacek Socha - Naczelnik Wydziału Gospodarki Nieruchomościami – członek,
- Halina Stodulna - podinspektor w Kancelarii Urzędu Miasta Zgierza – członek,
- Adam Zamojski - Zastępca Szefa w Kancelarii Urzędu Miasta Zgierza - członek.
IV. Uwagi ogólne.
1. W celu przeprowadzenia konkretnych spisów, w zależności od terminu, sposobu i metody ich dokonywania, Prezydent Miasta na wniosek Głównego Księgowego wyda stosowne szczegółowe zarządzenie o powołaniu zespołów spisowych oraz instrukcję dotyczącą szczegółowych zasad i sposobu przeprowadzenia spisu określające:
a) skład zespołów spisowych,
b) rodzaj przeprowadzanej inwentaryzacji,
c) datę rozpoczęcia spisu oraz datę jego zakończenia,
d) osoby materialnie odpowiedzialne zobowiązane do uczestniczenia w spisie,
e) miejsce przeprowadzenia inwentaryzacji,
f) zakres inwentaryzacji, tj. grupy składników majątkowych jej podlegające.
2. Zobowiązuję Głównego księgowego do przeprowadzania przed każdym zarządzonym spisem instruktażu członków powołanych zespołów spisowych oraz stałej komisji inwentaryzacyjnej, podczas którego należy omówić:
a) zakres prac, jakie należy wykonać przed rozpoczęciem spisu, precyzując przy tym obowiązki biorących udział w inwentaryzacji,
b) zasady przeprowadzania spisu,
c) zasady wypełniania arkuszy spisowych,
d) zadania i obowiązki zespołów spisowych,
e) obowiązki osób materialnie odpowiedzialnych materialnie podczas przeprowadzania inwentaryzacji.
3. W sprawach nie uregulowanych w niniejszej instrukcji należy postępować zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami.